Zeiterfassung ·Neu ab Q1 2027
Arbeitszeit erfassen, Urlaub beantragen, Saldo im Blick – direkt in ChurchDesk
Mitarbeitende starten die Uhr am Rechner oder in der App. ChurchDesk rechnet Pausen, Sollzeit und Zeitsaldo. Urlaubsanträge gehen an die verantwortliche Person und werden mit einem Klick entschieden. Keine Zettel, keine Excel-Listen, kein Nachrechnen.
Enthalten in jedem ChurchDesk-Tarif.
Woran es bei Arbeitszeit und Urlaub heute hakt
Stundenzettel auf Papier, Saldo in Excel
Die Küsterin schreibt ihre Stunden auf, das Büro tippt sie ab, am Monatsende wird nachgerechnet. Ob die Pausen gestimmt haben, weiß niemand so genau.
Urlaub per E-Mail
Der Antrag kommt als E-Mail, die Zusage mündlich, der Resturlaub steht in einer Tabelle, die nur eine Person pflegt. Wer im Januar fragt, wie viele Tage noch übrig sind, wartet.
Wer darf das eigentlich sehen?
Arbeitszeiten sind Personaldaten. Trotzdem sieht in vielen Systemen jede Person mit Admin-Rechten alles.
Start, Pause, Stopp: am Rechner oder in der App
Die Uhr läuft mit einem Klick, Pause und Weiterarbeiten sind ein Klick, Stopp ist ein Klick. Wer lieber nachträgt, trägt Beginn und Ende ein, minutengenau und auch mehrmals am Tag.
- Ein Timer für alle Geräte: Am Rechner starten, in der App stoppen, etwa nach dem Abendgottesdienst.
- Die letzten Tage im Blick: Fehlende Einträge und vergessene Timer fallen sofort auf.
- Saldo und Resturlaub immer sichtbar, ganz ohne Nachfragen.
Pausen, Sollzeit und Saldo rechnet ChurchDesk
Im Arbeitszeitprofil steht einmal, wie eine Person arbeitet. Pausen, Feiertage und Zeitsaldo rechnet ChurchDesk dann selbst, Tag für Tag und über den Monatswechsel hinweg.
- Drei Arbeitszeitmodelle: Standard, Flexibel oder Einfach, je nachdem, wie jemand arbeitet.
- Gesetzliche Pausen automatisch: ChurchDesk zieht die Mindestpause nach deutschem Arbeitszeitgesetz ab.
- Feiertage nach Bundesland: ChurchDesk nimmt sie automatisch aus der Sollzeit.
Urlaub beantragen und genehmigen – ohne E-Mail-Pingpong
Mitarbeitende stellen den Antrag im Kalender oder in der App und sehen sofort, wie viele Tage danach übrig sind. Die verantwortliche Person bekommt eine E-Mail und entscheidet mit einem Klick.
- Ein Urlaubskonto für jede Person: Anspruch, Übertrag, genommen und Rest, immer aktuell.
- Nur Arbeitstage zählen: Freie Tage und Feiertage rechnet ChurchDesk automatisch heraus.
- Entscheiden mit Überblick: Beantragter Urlaub steht im Kalender, jede Entscheidung wird festgehalten.
Korrekturen mit Grund, Verlauf pro Tag
Timer nach dem Abendgottesdienst nicht gestoppt? Das Ende tragen Sie mit Grund nach, und der ursprüngliche Wert bleibt sichtbar.
- Verlauf je Tag: wer wann was geändert hat, mit Grund.
- Herkunft jedes Eintrags: Timer am Rechner, Timer in der App oder nachgetragen.
- Keine Ortung: ChurchDesk erfasst Zeiten, keinen Standort.
Stundenzettel und Auswertungen für Büro und Abrechnung
Für jede Person gibt es einen Stundenzettel für jeden Zeitraum. Er zeigt Soll, Ist, Pausen, Abwesenheiten und Saldo Tag für Tag, mit Hinweisen, wo etwas fehlt.
- Hinweise, wo etwas fehlt: etwa eine fehlende Pause oder ein Arbeitstag ohne Eintrag.
- Teamübersicht: Zeitsaldo und Urlaubskonto Ihres Teams auf einen Blick.
- Excel-Export: Stundenzettel und Teamübersicht für die Gehaltsabrechnung.
Wer sieht was: nur, wer es sehen muss
Arbeitszeiten und Urlaubskonten sieht die Person selbst, ihre verantwortliche Person und ihre Dienstvorgesetzten. Wer Admin-Rechte hat, sieht sie nicht automatisch.
- Verantwortliche Person im Profil: Sie genehmigt, korrigiert und bekommt die E-Mails. Admin-Rechte braucht sie dafür nicht.
- Eigene Rechte für Personal und Abrechnung: nur ansehen oder auch verwalten.
- Vertretung im Büro: Anträge entscheiden, ohne Arbeitszeiten zu sehen.
Für alle, die Stunden schreiben – und alle, die sie unterschreiben
Mitarbeitende
Küster:in, Kirchenmusiker:in, Sekretariat, Hausmeister:in: Start, Pause, Stopp. Der eigene Saldo ist immer da. Urlaub beantragen Sie in der App.
Verantwortliche
Pfarrperson, Verwaltungsleitung oder Gemeindeleitung: Anträge entscheiden, einen vergessenen Timer korrigieren, den Stundenzettel am Monatsende prüfen. Alles an einer Stelle.
Büro und Personalverwaltung
Arbeitszeitprofile anlegen, Urlaubsjahr einstellen, Stundenzettel als Excel an die Abrechnung geben. Und die Frage „Wie viele Tage habe ich noch?“ beantwortet sich von selbst.
Gut zu wissen
Die neue Zeiterfassung gibt es ab Q1 2027. Sie ist in jedem ChurchDesk-Tarif enthalten. Wie viele Personen Zeiten erfassen können, richtet sich nach dem Tarif. Wie alle ChurchDesk-Module ist sie datenschutzkonform nach KDG und DSG-EKD; wer Arbeitszeiten sieht, legen Sie über die verantwortliche Person und über Rollen und Rechte fest.
Wir erfassen schon Zeiten in ChurchDesk. Was passiert mit unseren Daten?
Bestehende Einträge bleiben sichtbar, Ihr bisheriger Zeitsaldo wird übernommen. Aus der bisher hinterlegten Sollzeit entsteht ein Arbeitszeitprofil, das Sie in den Einstellungen prüfen. Den Urlaubsanspruch tragen Sie einmal ein, danach führt ChurchDesk das Urlaubskonto.
Wir kommen von KaPlan oder von Papier und Excel. Wie steigen wir um?
Zeitsaldo und Resturlaub tragen Sie als Startwerte mit Datum ein; ab dann rechnet ChurchDesk weiter. Eine automatische Datenübernahme gibt es nicht. Sprechen Sie uns an, wir gehen den Umstieg mit Ihnen durch.
Funktioniert das auch in der App?
Ja: Timer, Zeiten für die letzten Tage nachtragen und Urlaubsanträge stellen. Anträge genehmigen und Auswertungen öffnen Sie am Rechner.
Gilt die automatische Pausenregel auch für uns in Österreich oder der Schweiz?
Der automatische Pausenabzug folgt dem deutschen Arbeitszeitgesetz. Sie können ihn ausschalten und Pausen selbst eintragen; der Stundenzettel zeigt dann Tage ohne Pause an.
Können wir nur den Urlaub verwalten, ohne Arbeitszeiten?
Dann bekommen Ihre Mitarbeitenden das Arbeitszeitmodell Einfach: kein Soll, kein Saldo, keine fehlenden Einträge, aber ein Urlaubskonto mit Anträgen und Genehmigung.
Können wir Stundenzettel exportieren?
Ja, als Excel-Datei mit genau den Spalten, die Sie auf dem Bildschirm sehen. Zum Ausdrucken oder Unterschreiben drucken Sie die Excel-Datei.
Haben Sie Fragen?
Eva, Maybrit und Careen, Gemeindeberaterinnen