Tidsregistrering ·Nytt fra 1. kvartal 2027
Registrer arbeidstid, søk ferie og følg med på saldoen – rett i ChurchDesk
Ansatte starter klokken på datamaskinen eller i appen. ChurchDesk regner ut pauser, normtid og timesaldo. Feriesøknader går til ansvarlig person, som avgjør med ett klikk – uten lapper, regneark og e-poster fram og tilbake.
Inkludert i alle ChurchDesk-abonnementer.
Her stopper det opp med arbeidstid og ferie i dag
Timelister på papir, saldo i regneark
Kirketjeneren skriver ned timene sine, kirkekontoret taster dem inn, og ved månedsslutt regnes alt over igjen. Om pausene stemte, er det ingen som vet sikkert.
Ferie på e-post
Søknaden kommer på e-post, og svaret gis muntlig. Restferien står i et regneark som bare én person holder oppdatert. Spør du i januar hvor mange feriedager du har igjen, må du vente.
Hvem skal egentlig se dette?
Arbeidstid er personopplysninger. Likevel kan alle med administratorrettigheter se alt i mange systemer.
Start, pause, stopp – på datamaskinen eller i appen
Klokken starter med ett klikk, og pause og stopp er også ett klikk. Vil du heller føre tiden etterpå, legger du inn start og slutt – på minuttet, gjerne flere ganger om dagen.
- Én klokke på alle enheter: start på datamaskinen, stopp i appen.
- De siste dagene i oversikten: manglende registreringer og en klokke som aldri ble stoppet, ser du med en gang.
- Timesaldo og restferie alltid synlig – uten å måtte spørre.
ChurchDesk regner ut pauser, normtid og saldo
I arbeidstidsprofilen står det én gang hvordan en ansatt jobber. Resten regner ChurchDesk ut – dag for dag og over månedsskiftet.
- Tre arbeidstidsmodeller: Standard, Fleksibel eller Enkel – avhengig av hvordan den ansatte jobber.
- Pauser trekkes fra: pauser fra klokken eller lagt inn etterpå regnes ikke som arbeidstid.
- Endringer fra en dato: når arbeidstiden endres, får profilen en ny versjon. Tidligere måneder blir som de var.
Søk og godkjenn ferie – uten e-poster fram og tilbake
Ansatte søker ferie i kalenderen eller i appen og ser med en gang hvor mange dager de har igjen. Ansvarlig person får en e-post og avgjør med ett klikk.
- En feriesaldo for hver ansatt: rett til ferie, overført, avviklet og igjen – alltid oppdatert.
- Bare arbeidsdager teller: fridager holder ChurchDesk automatisk utenfor.
- Avgjør med oversikt: ferie som venter på svar, vises i kalenderen, og alle avgjørelser lagres.
Endringer med begrunnelse og historikk for hver dag
Tider kan rettes, åpent for alle. Endrer du en registrering, skriver du en begrunnelse, og den opprinnelige tiden er fortsatt synlig.
- Historikk for hver dag: hvem endret hva og når – med begrunnelse.
- Hvor tiden kommer fra: klokken på datamaskinen, klokken i appen eller lagt inn etterpå.
- Ingen sporing av sted: ChurchDesk registrerer tid, ikke hvor du er.
Timelister og rapporter for kirkekontoret og lønn
Hver ansatt har en timeliste for perioden du velger. Den viser normtid, arbeidet tid, pauser, fravær og saldo – dag for dag, med varsel der noe mangler.
- Varsel der noe mangler: for eksempel en klokke som gikk til midnatt, eller en arbeidsdag uten registrering.
- Teamoversikt: timesaldo og feriesaldo for teamet ditt på én side.
- Eksport til Excel: timelister og teamoversikt, klare for lønnskjøringen.
Hvem ser hva: bare de som trenger det
Arbeidstid og feriesaldo ser den ansatte selv, ansvarlig person og nærmeste leder. Administratorer ser dem ikke automatisk.
- Ansvarlig person i profilen: godkjenner, retter og får e-postene – uten administratorrettigheter.
- Egne rettigheter for personal og lønn: bare se, eller også administrere.
- Stedfortreder på kirkekontoret: avgjør feriesøknader uten å se arbeidstiden.
For alle som fører timer – og alle som skriver under
Ansatte
Kirketjener, kantor, kontoransatt, vaktmester: start, pause, stopp, og din egen saldo er alltid der. Ferie søker du om i appen.
Ansvarlige
Daglig leder, kirkeverge eller sokneprest: avgjør søknader, rett en glemt sluttid og sjekk timelisten ved månedsslutt. Alt er samlet på ett sted.
Kirkekontor og lønn
Opprett arbeidstidsprofiler, still inn ferieåret og send timelister i Excel til lønn. Og spørsmålet «Hvor mange feriedager har jeg igjen?» svarer seg selv.
Godt å vite
Den nye tidsregistreringen kommer i 1. kvartal 2027 og er inkludert i alle ChurchDesk-abonnementer. Hvem som ser arbeidstid, bestemmer dere gjennom ansvarlig person og roller og rettigheter.
Vi bruker allerede tidsregistrering i ChurchDesk. Hva skjer med dataene våre?
Registreringene deres er fortsatt synlige, og dagens timesaldo blir overført. Ut fra normtiden dere har i dag, lages det en arbeidstidsprofil som dere sjekker i innstillingene. Retten til ferie legger dere inn én gang – deretter holder ChurchDesk oversikt over feriesaldoen.
Vi bruker papir og regneark i dag. Hvordan bytter vi?
Timesaldo og restferie legger dere inn som startverdier med dato, og så regner ChurchDesk videre. Det finnes ingen automatisk dataoverføring. Ta kontakt, så går vi gjennom byttet sammen med dere.
Fungerer det også i appen?
Ja: klokken, registrering av tid for de siste dagene og feriesøknader. Godkjenning og rapporter tar dere på datamaskinen.
Vi vil bare holde oversikt over ferie, ikke arbeidstid.
Da får de ansatte arbeidstidsmodellen Enkel. Den har ingen normtid, ingen saldo og ingen manglende registreringer – men en feriesaldo med søknad og godkjenning.
Kan vi eksportere timelister?
Ja, til Excel – med akkurat de kolonnene dere ser på skjermen. Skal timelisten skrives ut eller signeres, skriver dere ut Excel-filen.
Har du spørsmål? Vi er her for å hjelpe og veilede deg.
Vi viser dere den nye tidsregistreringen med et eksempel fra deres menighet.
Madeleine Benedicte Bassøe
Kunderådgiver