Von der Anfrage bis zur Taufe: Kein Vorgang bleibt liegen
ChurchDesk Workflows bündelt E-Mails, Aufgaben, Kontakte und Dokumente zu einem Vorgang – für Taufen, Trauungen, Bestattungen, Raumanfragen und Projekte. Ihr Team sieht jederzeit, was erledigt ist und was als Nächstes ansteht.
Enthalten in den Paketen Medium und Large.
Woran es im Büro heute hakt
Eine Anfrage, drei Postfächer
Die Taufanfrage kommt an info@, die Antwort geht vom privaten Konto der Pfarrperson, die Rückfrage kommt per Telefon. Am Ende weiß niemand mehr, was zugesagt wurde.
Zettel, Ordner, Excel
Die Checkliste liegt im Ordner, der Termin steht im Kalender, die Unterlagen in der Ablage. Wer etwas sucht, braucht Zeit – und Aufgaben werden übersehen.
Vertretung ohne Stand
Fällt jemand aus, kennt niemand den aktuellen Stand. Die Anfrage bleibt liegen, bis die Person zurück ist.
So funktioniert's: von der Anfrage bis zur Taufe
Eine Taufanfrage per E-Mail landet im geteilten Posteingang, wird zum Vorgang mit Aufgaben und Dokumenten – und am Ende ist alles erledigt. So führt ChurchDesk Workflows jede Anfrage durch den Prozess.
Ein Vorgang für jede Taufe, Trauung, Bestattung und jedes Projekt
Aus einer E-Mail, einer Formularantwort oder einer Buchungsanfrage wird mit einem Klick ein Vorgang – mit Aufgabenliste aus Ihrer Vorlage, einer zuständigen Person und allem, was dazugehört.
- Aufgabenlisten aus Vorlagen: Taufe, Trauung, Bestattung, Konzert, Freizeit. Sie passen die Vorlagen so an, wie Ihre Gemeinde arbeitet.
- Alles am Vorgang: Kontakte mit ihrer Rolle (Eltern, Pat:innen, Brautpaar), Kalendertermine, Dateien und Formularantworten.
- Erinnerungen und Status: Eine Erinnerung geht per E-Mail an Sie oder an Kolleg:innen. Der Status zeigt, ob ein Vorgang aktiv, erledigt oder archiviert ist.
Ein Posteingang für das ganze Team
Verbinden Sie die Funktionsadresse Ihrer Gemeinde mit ChurchDesk. E-Mails landen dort, wo Ihr Team sie gemeinsam sieht, zuweist und beantwortet – nichts bleibt in einem privaten Postfach hängen.
- Zuweisen statt weiterleiten: Jede Konversation hat eine zuständige Person und einen Status, den alle sehen.
- Automatisch zugeordnet: Schreibt jemand zu einem laufenden Vorgang, schlägt ChurchDesk die Zuordnung vor. Anhänge landen in den Dateien des Vorgangs.
- Ihr Postfach bleibt: Eine Kopie jeder E-Mail bleibt bei Ihrem E-Mail-Anbieter. Sie antworten direkt aus ChurchDesk oder wie bisher.
Smart Replies: Wiederkehrende Anfragen beantworten, ohne jedes Mal neu zu schreiben
Wann ist die nächste Taufe möglich? Was kostet die Raummiete? Wer stellt den Patenschein aus? Dieselben Fragen landen jede Woche im Posteingang. Mit Smart Replies, den E-Mail-Vorlagen im Workflows-Posteingang, liegt die Antwort schon bereit: Vorlage wählen, kurz prüfen, senden.
- E-Mails schnell beantwortet: Vorlage wählen, Kontaktdaten sind schon eingesetzt, absenden. Fehlt eine Angabe, warnt ChurchDesk vor dem Versand.
- Ein Ton für die ganze Gemeinde: Geteilte Vorlagen gelten für Ihre Gemeinde oder – bei verbundenen Gemeinden – für alle gemeinsam. Auch die Urlaubsvertretung antwortet wie das eingespielte Team.
- Der richtige Vorschlag im richtigen Moment: Schließen Sie einen Vorgang ab, schlägt ChurchDesk die passende Antwort direkt vor.
Für alle, die im Büro die Fäden zusammenhalten
Sekretariat
Behalten Sie den Überblick über Taufen, Trauungen und Bestattungen. Haken Sie Erledigtes ab und sehen Sie sofort, was noch offen ist.
Öffentlichkeitsarbeit
Planen Sie Gemeindefest oder Adventsbasar mit einem Zeitplan, den alle sehen. Räume und Material stehen rechtzeitig auf der Liste.
Verkündigung und Pädagogik
Pfarrpersonen und Gemeindepädagog:innen arbeiten bei der Konfirmations- oder Firmvorbereitung im selben Vorgang. Beide Seiten sehen alle Aufgaben und Informationen.
Gut zu wissen
Workflows ist Teil der Medium- und Large-Abonnements sowie ausgewählter Großkunden-Verträge. Wie alle ChurchDesk-Module datenschutzkonform nach KDG und DSG-EKD – wer welche Vorgänge sieht, steuern Sie über Rollen und Rechte.
Ersetzt Workflows unser E-Mail-Programm?
Nein. Sie leiten Ihre Funktionsadresse an ChurchDesk weiter; eine Kopie jeder E-Mail bleibt bei Ihrem Anbieter. Antworten schreiben Sie in ChurchDesk oder wie bisher.
Mit welchen E-Mail-Anbietern funktioniert der Posteingang?
Mit jedem Anbieter, der Weiterleitungen erlaubt. Die Einrichtung ist im Helpdesk Schritt für Schritt beschrieben.
Wer sieht welche Vorgänge?
Administrator:innen sehen alle Vorgänge. Alle anderen sehen nur die Vorgänge, die ihnen zugewiesen sind – oder genau das, was Sie in einer eigenen Rolle festlegen.
Können wir eigene Vorlagen anlegen?
Ja. Sie starten mit vorbereiteten Vorlagen für Taufe, Trauung, Bestattung und mehr und passen Aufgabenlisten und Teilaufgaben an Ihre Abläufe an.
Haben Sie Fragen? Wir helfen Ihnen gerne persönlich weiter.
Wir zeigen Ihnen Workflows an einem Vorgang aus Ihrer Gemeinde.
Eva Hampel-Binder
Gemeindeberaterin
Maybrit Arnold
Gemeindeberaterin