Mit ChurchDesk Workflows steuern Sie interne und externe Projekte sowie Kasualien in Ihrer Kirchengemeinde, von der ersten Planung bis zur erfolgreichen Durchführung.
Dabei vereint das Modul alle relevanten Informationen, von der Mitarbeiterkommunikation über Dokumentationen und Termine bis hin zu Kontakten und Aufgaben, zentral an einem Ort im System. Durch einen digitalen Posteingang, welcher direkt mit dem Modul verknüpft ist, können eingehende E-Mails automatisch einem entsprechenden Vorgang zugeordnet werden. Sie erhalten eine klare, anpassbare Struktur, die die gemeinsame Planung erleichtert.
ChurchDesk Workflows ist in den Tarifen M und L enthalten.
Workflows bietet ein zentrales Ticketsystem zur Optimierung kirchlicher Prozesse. Jede Anfrage und jeder Vorgang – von Sakramenten bis Raumvermietungen – kann als Ticket erfasst und lückenlos verfolgt werden.
Legen Sie Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten fest und verknüpfen Sie alle relevanten Informationen (Dokumente, Kontakte, Formulare) direkt mit dem Ticket. Standardisierte Vorlagen und Automatisierungen sorgen für konsistente Abläufe, minimieren manuelle Schritte und schaffen volle Transparenz über den Bearbeitungsstatus.
Geteilte Posteingänge vereinfachen die Bearbeitung Ihrer allgemeinen E-Mails. Adressen wie buero@ oder info@ werden an einem zentralen Ort gebündelt und Teams können gemeinsam E-Mails empfangen und beantworten, Konversationen einfach zuweisen und den Status verfolgen.
Das sorgt für volle Transparenz, eliminiert Doppelarbeit und stellt sicher, dass keine Anfrage unbeantwortet bleibt. Mit einer klaren Navigation und der Möglichkeit, Konversationen direkt Kontakten zuzuordnen, verbessern Sie die Reaktionsfähigkeit und fördern eine nahtlose Zusammenarbeit im Team.
Wir setzen auf Automatisierung, um Ihre Prozesse von der ersten Anfrage bis zur Fallbearbeitung sinnvoll zu unterstützen. Im geteilten Posteingang werden E-Mails automatisch Konversationen zugeordnet, Threads wiedereröffnet und Kontakte erstellt oder verknüpft, was die Bearbeitung erheblich vereinfacht. Gleichzeitig lösen Formularübermittlungen je nach Einstellung automatisch Tickets aus, die mit allen Objekten verknüpft sind und Benachrichtigungen an die Bearbeiter senden.
So werden Mitarbeitende bestmöglich durch das System unterstützt und kein Fall bleibt unbearbeitet.
Wenn wichtige Informationen in E-Mails, auf losen Zetteln und in verschiedenen Ordnern verstreut sind, geht der Überblick schnell verloren. Das mühsame Suchen nach Details kostet wertvolle Zeit und führt dazu, dass Aufgaben im täglichen Betrieb übersehen werden oder länger dauern als geplant.
In vielen Gemeinden fehlt eine zentrale, strukturierte Organisation von Terminen, Mitgliedern, Räumen und Ressourcen. Mehrere Deadlines fallen gleichzeitig an, Zuständigkeiten sind auf unterschiedliche Rollen verteilt, und es gibt keine automatischen Erinnerungen. Dadurch müssen Aufgaben ständig manuell nachgeprüft werden, was zu Mehraufwand und vermeidbaren Fehlern führt.
Fällt jemand wegen Krankheit oder Urlaub aus, bleibt ohne zentrale Dokumentation oft die Arbeit liegen, weil niemand den aktuellen Stand kennt. Ein digitaler Workflow schafft hier volle Transparenz: Jeder im Team sieht sofort, was erledigt ist, welche Aufgabe als nächstes ansteht, und kann ohne Zeitverlust direkt anknüpfen.
Ein neuer Vorgang kann automatisch durch ein eingehendes Formular, eine E-Mail oder eine Buchungsanfrage erstellt werden und bündelt alle relevanten Informationen zentral. Die einzelnen ChurchDesk Module sind miteinander verknüpft und ermöglichen einen effizienten und sicheren Ablauf. So behalten Sie jederzeit den vollen Überblick darüber, wer welche Schritte bereits erledigt hat und was als Nächstes zu tun ist.
Nutzen Sie individuell anpassbare Checklisten für Ihre Gemeinde, um Prozesse standardisiert und fehlerfrei zu durchlaufen. Automatische Reminder erinnern Sie rechtzeitig an offene Aufgaben, sodass Sie keinen Termin verpassen.
Planen Sie Projekte und Kasualien mühelos gemeinsam im Team und behalten Sie alle Fortschritte im Blick. Dank der digitalen Übergabe weisen Sie Vorgänge mit einem Klick anderen Kollegen zu, sodass kein Wissen verloren geht.
Eva Hampel-Binder
Gemeindeberaterin
Fabio Mahalingam
Gemeindeberater
Pernille Staal
Gemeindeberaterin
