Med ChurchDesk Workflows kan du koordinere livshendelser og administrere både interne og eksterne prosjekter – fra første planlegging til vellykket gjennomføring. Verktøyet samler all relevant informasjon på ett sentralt sted – fra kommunikasjon mellom kolleger, nødvendige dokumenter, frister, kontaktinformasjon og oppgaver. Med en digital innboks som er koblet direkte til modulen, kan innkommende e-poster automatisk kobles til riktig prosess. Du får en oversiktlig struktur som kan tilpasses kirkens arbeidsflyt og gjør felles planlegging enklere enn noensinne.
ChurchDesk Workflows er inkludert i M- og L-abonnementene.
Workflows tilbyr et sentralisert billettsystem for å optimalisere kirkens prosesser. Alle forespørsler og alle prosesser – fra sakramenter til romutleie – kan registreres som en billett og spores sømløst.
Definer oppgaver, frister og ansvarsområder, og koble all relevant informasjon (dokumenter, kontakter, skjemaer) direkte til billetten. Standardiserte maler og automatiseringer sikrer konsistente prosesser, minimerer manuelle trinn og skaper full transparens om behandlingsstatusen.
Med delte innbokser kan du effektivisere den generelle e-postadministrasjonen. All kommunikasjon samles på ett sentralt sted, slik at teamet ditt kan samarbeide om å motta og svare på e-poster, enkelt tildele samtaler og spore fremdriften fra start til slutt.
Få full oversikt og eliminere dobbeltarbeid, samtidig som du sikrer at alle henvendelser blir besvart. Med intuitiv navigering og muligheten til å tilordne samtaler direkte til kontakter, kan du forbedre responsiviteten og fremme sømløst teamsamarbeid.
Wir setzen auf Automatisierung, um Ihre Prozesse von der ersten Anfrage bis zur Fallbearbeitung sinnvoll zu unterstützen. Im geteilten Posteingang werden E-Mails automatisch Konversationen zugeordnet, Threads wiedereröffnet und Kontakte erstellt oder verknüpft, was die Bearbeitung erheblich vereinfacht. Gleichzeitig lösen Formularübermittlungen je nach Einstellung automatisch Tickets aus, die mit allen Objekten verknüpft sind und Benachrichtigungen an die Bearbeiter senden.
So werden Mitarbeitende bestmöglich durch das System unterstützt und kein Fall bleibt unbearbeitet.
Når viktig informasjon er spredt over e-poster, løse notater og fysiske mapper på kontoret, er det lett å miste oversikten. Tidkrevende søk etter detaljer koster deg verdifull arbeidstid og kan føre til at oppgaver blir oversett eller tar lengre tid enn planlagt.
Mange menigheter mangler et godt verktøy for felles planlegging av arrangementer og lengre prosesser. Når frister hoper seg opp og ansvaret er fordelt på mange uten automatiske påminnelser, må alt sjekkes manuelt. Dette fører til ekstra arbeid og feil.
Hvis du eller en kollega er borte i lengre tid på grunn av sykdom eller ferie, kan koordineringsarbeidet ofte gå i stå fordi ingen vet hva som trengs eller hva som er viktige frister. E-poster lagres i en lukket innboks, og dokumenter låses inne i mapper på kontoret. Dårlig eller manglende overlevering etter ferier kan også bety at du må gjennomgå alle prosesser manuelt.
Gjennom Workflows opprettes en ny sak når en innbygger fyller ut et dåpsformular eller en bryllupsforespørsel. På denne måten får du all nødvendig informasjon samlet på ett sted uten å måtte legge inn alt selv. Fordi alle ChurchDesk-modulene er integrert, får du nå en effektiv og sikker arbeidsflyt mellom formularet, oppgavene, kommunikasjonen og hele prosessen. Dette sikrer at du alltid har full oversikt over hvem som har gjort hva og hva neste trinn er.
I Workflows kan du komme godt i gang med maler og sjekklister som kan tilpasses din kirkes vanlige arbeidsflyt. Du kan sette opp automatiske påminnelser slik at du og dine kolleger blir varslet om ventende oppgaver i god tid og at dere overholder alle frister.
Det er enkelt å samarbeide i Workflows, som fungerer som en felles veikart. Alle som er involvert i planleggingen kan følge fremdriften, og du kan krysse av hvert trinn ett etter ett, vel vitende om at ingenting blir glemt, selv når ting går fort. Legg ved dokumenter med viktig informasjon, bilder eller plakater fra forrige gang, slik at du finner alt på ett sted.
