Fra udlejning af lokaler til planlægning af møder og håndtering af begravelseshenvendelser: ChurchDesk Forespørgsler giver dig værktøjet til at styre processen fra den indledende kontakt til den endelige bekræftelse uden det store tidsspild. Forestil dig, hvor meget tid du kan spare ved ikke længere manuelt at håndtere alle de små opgaver, der følger med hver enkelt forespørgsel.
ChurchDesk Forespørgsler er ved at blive udviklet. Når værktøjet bliver lanceret, vil det være inkluderet i Medium- og Large-abonnementer.
Få et nemt og effektivt overblik over alle forespørgsler til kirken. Du kan lave en forespørgselsside for bryllupper, booking af et lokale, omvisning i kirken eller samtale med præsten. Alle synlige tider, ressourcer eller personer bliver trukket automatisk fra kalenderen, så du kan undgå dobbeltarbejde og bruge mindre tid på den endeløse frem og tilbage-kommunikation.
Koordineringen af forespørgsler kan hurtigt blive uoverskuelig – især når flere personer og lokaliteter er involveret. Der kan være meget tidsspild ved mails og telefonopkald, når alt skal tjekkes af, før en forespørgsel kan godkendes. ChurchDesks værktøj Forespørgsler forenkler alle led af processen: I ChurchDesk kan du oprette forespørgselssider for bryllupper, begravelser eller omvisning i kirken, så interesserede kan se ledige tider online og sende en forespørgsel – uden besværet frem og tilbage på mail eller telefon.
Når en forespørgsel kommer ind, sender værktøjet den automatisk til den ansvarlige medarbejder, der kan svare ja eller nej. Først når du godkender forespørgslen, oprettes den automatisk til en kalenderbegivenhed med alle de relevante personer og ressourcer. Dem, der har sendt forespørgslen, får automatisk besked om godkendelsen.
Med ChurchDesk Forespørgsel-værktøjet har du fuld kontrol over, hvilke ressourcer, personer og ledige tider, der kan bookes. Alt, hvad der kan automatiseres, bliver ordnet uden at sjæle din tid gennem integration på tværs af ChurchDesk-platformen. Automatiserede processer gør administrationen nemmere for dig og sikrer klar kommunikation med dem, der sender forespørgsler.
Hvilke ressourcer og personale skal bookes og hvornår? Hvilke oplysninger har du brug for, at folk skal udfylde i formularen? Og hvem i administrationen håndterer henvendelsen, når den kommer ind?
Når du har sat forespørgselssiden op, kan du enten dele et link til bookingsiden med den lokale bedemand, brudepar eller lokale samarbejdspartnere. Linket kan også integreres direkte på din hjemmeside.
Hver ny forespørgsel sender automatisk en besked til dig eller den relevante medarbejder i din kirke, som derefter manuelt kan godkende eller afvise forespørgslen.
På selve bookingsiden vises kun ledige tidsrum, hvor alle relevante medarbejdere og ressourcer er tilgængelige, som reflekteret i kirkens kalender. Derfor vil der ikke være risiko for dobbeltbookinger.
Når en forespørgsel er godkendt af dig eller den relevante medarbejder, oprettes der automatisk en kalenderbegivenhed, som inkluderer alle de bookede ressourcer og medarbejdere.
Der sendes også automatisk en bekræftelse på forespørgslen til personen, der henvendte sig.
Du kan vælge at sende en praktisk vejledning eller velkomstbrev sammen med bekræftelsen eller en opfølgende formular fx til samtale med præsten.
Opret forespørgselsformularer, så du får de informationer, du har brug for. Formularmodulet er fuldt integreret med ChurchDesk Forespørgsler. Derudover kan du vælge at sende en ekstra formular automatisk, når du har godkendt en forespørgsel. På den måde kan du indsamle alle relevante oplysninger, håndtere betalinger med det samme eller give mulighed for at uploade filer - helt uden at du skal følge op på processen.
ChurchDesk Forespørgsler sikrer, at bookinger kun kan foretages, når alle nødvendige medarbejdere og ressourcer er ledige. Værktøjet tjekker automatisk kalenderen for ledige tider og viser kun de relevante tidsrum på forespørgselssiden. Takket være realtidssynkroniseringen med alle kalendere er du sikret en let arbejdsgang med planlægningen og undgår dobbeltbookinger.
Med ChurchDesk Forespørgsel-værktøjet har du fuld kontrol over, hvilke ressourcer, personer og ledige tider, der kan bookes. Alt, hvad der kan automatiseres, bliver ordnet uden at sjæle din tid gennem integration på tværs af ChurchDesk-platformen. Automatiserede processer gør administrationen nemmere for dig og sikrer klar kommunikation med dem, der sender forespørgsler.
Madeleine Benedicte Bassøe
Kunderådgiver
