Produkt · Workflows
Behandle henvendelser uten at noe blir borte.
Dåpshenvendelse, lokalbestilling, klage: I menigheten går mange saker parallelt – ofte i personlige postkasser, der de forsvinner ved ferie eller utskiftning. ChurchDesk Workflows samler henvendelser i en delt innboks og gjør hver sak mulig å behandle sporbart.
Hva det handler om
Ett sted for hver henvendelse – i stedet for spredte postkasser.
Når henvendelser ligger i personlige postkasser, blir de borte ved ferie, sykdom eller utskiftning av ansatte – og ingen vet hva som ble lovet. Workflows samler saker, oppgaver og kommunikasjon på ett sted: pålitelig for medlemmene, avlastende for teamet, transparent for bispedømmet og den kirkelige organisasjonen.
For medlemmet
Henvendelser blir besvart pålitelig – uavhengig av hvem som er på jobb eller har ferie.
For teamet
En delt innboks i stedet for mange personlige postkasser: alle ser hva som skal gjøres og hvem som har ansvaret.
For bispedømmet og organisasjonen
Sporbare prosesser på tvers av menighetsgrenser – med fullstendig dokumentasjon og tydelig ansvarsfordeling.
Hver sak kjenner kontakten, avtalen og e-posten bak.
Workflows bruker samme datagrunnlag som resten av plattformen: en sak er knyttet til kontakten i CRM-et, avtalen i kalenderen og den innkomne e-posten – i stedet for å ligge i et eget saksbehandlingssystem.
Slik jobber menighetene deres i ett system, og bispedømmer og kirkelige organisasjoner beholder oversikten over behandling og ansvar.
- E-post
- CRM
- Kalender
- Blanketter
- Menighetsapp
- Selvbetjening
Delt innboks
Alle henvendelser samles i én innboks.
I stedet for å følge opp post@, kontor@ og kor@ hver for seg, samler Workflows delte innbokser på ett sted. Alle ser sine egne oppgaver, åpne saker og det som ennå ikke er tildelt noen.
- Delte innbokser: post@, kontor@ eller kor@ i menigheten deres på ett sted – ikke i private postkasser.
- Tydelig ansvar: Egne oppgaver, «Ikke tildelt» og åpne saker med ett blikk.
- Filtrerbar oversikt: Prioriter etter status, ansvar eller kanal – ingenting blir liggende.
Fullstendig dokumentasjon
Hver sak bærer hele sin historikk med seg.
I hver sak står ansvar, status og den fullstendige historikken: hvem som gjorde hva når, hvilke dokumenter som kom til og hvilken kontakt saken er knyttet til. Slik er en sak umiddelbart sporbar også etter uker eller ved en overlevering.
- Fullstendig historikk: Hver aktivitet, hvert notat og hvert dokument blir dokumentert på saken.
- Tilknyttede objekter: Kontakter, avtaler og filer som fødselsattesten henger direkte på saken.
- Trygg behandling: Et tydelig ansvar hindrer dobbelt eller motstridende behandling.
Smart Replies
Svar likt på gjentakende henvendelser – i hver menighet.
Påmelding til dåp, leie av menighetssalen, papirer til en vielse: De samme spørsmålene kommer inn i hver menighet hver uke – og overalt skrives svaret på nytt eller settes sammen fra en gammel e-post. Med Smart Replies velger medarbeiderne den riktige malen rett i saken, ChurchDesk setter inn navn og tiltale fra den tilknyttede kontakten, og når en sak avsluttes, foreslås det passende svaret av seg selv.
Maler legges inn for én enkelt menighet eller for hele portalen. Slik avklarer dere gjentakende svar én gang og gjør dem tilgjengelige for alle – i stedet for at hver menighet formulerer dem på nytt.
- Sentralt avklarte maler: Formuleringene gjelder for én enkelt menighet eller for hele portalen – lagt inn én gang, tilgjengelig overalt.
- Samme svar, uansett hvem som svarer: Ferie, sykdom eller utskiftning av ansatte endrer ikke hvordan en henvendelse besvares.
- Mindre arbeid per henvendelse: Velg mal, kontaktopplysningene er allerede satt inn, se raskt over, send. Mangler en opplysning, varsler ChurchDesk før utsending.
Funksjonsomfang
Alt for pålitelig behandling av saker.
Workflows er fullt integrert i plattformen – saker, kontakter, e-poster og avtaler griper inn i hverandre, ett datagrunnlag i stedet for mange øyløsninger.
Automatisk integrerte e-poster
Innkommende e-poster med vedlegg tilordnes direkte den riktige saken.
Kommunikasjon fra saken
Svar direkte fra saken – via riktig kanal, transparent for alle.
Oversikt og prioritering
En filtrerbar oversikt over alle saker, for å prioritere presist.
Uavbrutt behandling
Låsing hindrer parallell behandling og sikrer hver sak.
Selvbetjening for medlemmer
Send inn henvendelser via menighetsappen og følg behandlingsstatusen.
Smart Replies for gjentakende spørsmål
Avklarte svarmaler gjelder for én menighet eller hele portalen – samme svar overalt.
I bruk på tvers av bispedømmer og kirkelige organisasjoner.
- 16
- bispedømmer og kirkelige organisasjoner i bruk
- 10 000+
- menigheter i Europa
- 15+ år
- erfaring med kirkelige prosesser
Bli utviklingspartner.
Som bispedømme eller kirkelig organisasjon er dere med på å forme videreutviklingen av Workflows aktivt – fra den delte innboksen til selvbetjening for medlemmer.
La oss få orden på sakene deres.
Avtal en uforpliktende første samtale – vi viser dere hvordan menighetene deres behandler henvendelser pålitelig og sporbart.